Het nut van data escrow

Wanneer het slecht gaat met een bedrijf heeft dit niet alleen gevolgen voor dit bedrijf zelf, maar ook voor alle partners met wie het bedrijf samen werkt. Een week geleden berichtte De Stentor over 600 reispanelen die door het faillissement van technisch dienstverlener mogelijk op zwart zouden komen te staan. In dit artikel geven we aan de hand van dit voorbeeld het belang van een goede data escrow overeenkomst voor de ritregistratie aan.

 

Het bedrijf Imtech onderhoudt overal in Nederland reispanelen met daarop bijvoorbeeld vertrek- en aankomsttijden van bussen of treinen. Door het faillissement van Imtech ontstond er veel onduidelijkheid over wie nu precies de borden gingen beheren en hoe het nu verder moest. Ook bij bedrijven die zich bezighouden met ritregistratie komen faillissementen voor. Niet ieder bedrijf heeft zijn financiën op orde, zoals dat bijvoorbeeld geëist wordt van certified members van de branchevereniging voor leveranciers voor ritregistratiesystemen (BVLR). Het kan dus voorkomen dat uw ritregistratie bij een bedrijf komt te liggen dat failliet is verklaard! Zeker met de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar die door De Belastingdienst wordt opgelegd is dit een gevaarlijke zaak.

Om problemen hiermee te voorkomen is een zogenaamde escrow-overeenkomst bedacht. Dit betekent dat een leverancier en een klant met een onafhankelijke partij een overeenkomst aangaan. Deze overeenkomst treedt bijvoorbeeld in werking wanneer de leverancier failliet gaat. Concreet betekent dit dat wanneer een lid van de BVLR, ondanks de gezonde financiële status van het bedrijf, failliet zou gaan, een klant dan nog altijd een half jaar de tijd heeft om alle gegevens van zijn ritregistratie te downloaden. Op deze manier is er de tijd om te voldoen aan de bewaarplicht van 7 jaar.

Lang niet alle bedrijven staan altijd stil bij het feit dat leveranciers net als hun te maken hebben met ondernemersrisico's en de grillen van de economie. Een escrow-overeenkomst biedt hier een uitstekende oplossing voorkomt problemen met de fiscus. Leden van de BVLR lopen altijd voorop in de ontwikkelingen in de branche, vandaar dat de meeste leden over een dergelijke escrow-overeenkomst beschikken. Kortom: leden van de BVLR leveren niet alleen een degelijke oplossing voor ritregistratie, maar bieden hun klanten ook de garantie dat ze altijd over hun data kunnen beschikken!